素直にあやまろう
とある日のこと、とある入居者さんより電話がありました。A号室の方としましょう。
「私の駐車区画に違法駐車があるんですけど」
よくあるんです、違法駐車。
時には入居者の来訪者や近所の住人など枚挙にいとまがありません。
このA号室さん、ご入居したばかりです。
空室が少しでもあると、「この駐車区画は今は空いているんだ」と思った人などが一時的に停めてしまったりということがあり、管理会社としてはよくあるトラブルではあります。
ご入居者さんに違法駐車と思しき車のナンバーなどを聞きます。
入居者さんのリストにはありません、こうなると特定はほぼ不可能です。
警察に対応をお願いすることもありますが、運が良ければ対応していただけますが、基本は私有地の違法駐車について警察も権限がなく、違反切符なども切れず、もちろんレッカー移動などはありません。
その為、こちらとして出来ることは一旦駐車場に空きがあればそちらをご紹介し、違法駐車と思われる車に違法駐車である旨を書いた紙などをワイパーに挟むような対応をせざるを得ません。
今回もそのように対応いたしました。
すると翌日
「私の車に違法駐車との紙があったのですが」
とＢ号室の入居者さんから電話がありました。
血の気が引きました
システムに誤入力してしまった
そう、新しいご入居者さんと既存の入居者さんに同じ区画を割り当ててしまったのです。
契約時に確認していたハズなのですが、システム入力にミスがあり、本来使用している区画を空きとしてしまったのです。
そこからはA号室の方にもB号室の方にも平謝りでした。
お互いに管理会社から割り振られた区画を使っただけなのに、違法駐車扱いを受けたのですから。
幸いなことに、当社のミスであることをお伝えするとA号室さんもB号室さんもご理解していただきました。
そして、区画もお互いに譲り合っていただき、それぞれの区画をご紹介して了承をいただけました。
それからA号室さんにもB号室さんにも当社のミスが原因であることを謝罪し、終わりました。
ともすれば入居者さん同士の関係にヒビを入れかねない事態だっただけに、ご理解を得られたことにホッとしましたが、管理会社としてはイージーすぎるミスなだけに反省しました。
社内では反省をもとに入力方法を見直し、再発防止に努めることにしました。
恥を忍んで公開しよう
今回のミスでは肝を冷やしました。
特に入居者さん同士のトラブルの火種を管理会社が作る可能性があっただけに反省しなければなりません。
しかし、それと同時に今後もミスが発覚した時には正直に謝ろうと思っております。
本来ミスは良くありませんが、それよりもミスを取り繕うようにはしたくありません。
今日より明日また良い管理ができるようにしていこうと思いました。
今回は恥を忍んでイージーすぎるミスを公開することにしました。
世の管理会社の皆さん、私たちの失敗を笑い、そして明日は我が身と思っていただけたらと思います。
ミスは案外簡単な作業の中にこそ隠れているものです。
